Financial Times Deutschland: Strippenzieher im Datenwust

ftd.de, So, 8.8.2004, 14:00

FTD-Serie: Strippenzieher im Datenwust

Von Markus Göbel

An Programmen zur Dokumentenverwaltung besteht großer Bedarf. Doch die meisten Unternehmen zögern bei der Anschaffung.

Mehr als 330.000 Word-Dokumente haben sich in zehn Jahren auf den Festplatten des Technologiezentrums Informationstechnik der Verbände der Ingenieure und der Elektrotechniker (VDI und VDE) angesammelt. Die Projektbeschreibungen, Briefe und Faxe sind das Gedächtnis des Zentrums in Teltow bei Berlin. Doch die darin enthaltenen Informationen ließen sich bis vor kurzem oft nicht wiederfinden. So tragen viele Dateien kryptische Namen, die automatisch erzeugt werden und keine Auskunft über den Inhalt geben. "Die Zahl der Dokumente war einfach zu groß, um überblicken zu können, wo welche Information abgespeichert ist", beschreibt EDV-Leiter Markus Nagel die Lage vor der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).

Kein Einzelfall. Denn die steigende Informationsflut stellt Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. 80 Prozent der Daten sind unstrukturierte Dokumente wie E-Mails, Word-Dateien oder Präsentationen, ergaben in den vergangenen Jahren verschiedene Studien der Marktforscher von Gartner, Forrester Research und IDC. "Verteilte Dateninseln sorgen sehr oft dafür, dass wichtige Daten nicht uneingeschränkt bereitstehen", sagt Christoph Bischoff, Direktor der Abteilung "Informationworker Business" bei Microsoft Deutschland.

Dienstleistungen verursachen Folgekosten

Dagegen könnte in den meisten Fällen die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems helfen. Dieses ermöglicht Suchen in allen Arten von Dateien, stellt jedem Anwender eines Unternehmens die neueste Version eines Dokuments zur Verfügung und vergibt die Zugriffsrechte. Doch trotzdem setzen bisher 72 Prozent der deutschen mittelständischen Unternehmen kein Dokumentenmanagement ein, weil sie sich mit der neuen Technik nicht auskennen, ermittelten die Marktforscher.

"Die inhaltlichen Funktionen sowie die Wirkungen von Content- und Dokumentenmanagement auf wichtige Prozesse und Erfolgsgrößen des Unternehmens sind vielen Führungskräften nicht geläufig", sagt Stefan Sorg von der Unternehmensberatung "IOT Dr. Sorg". Er warnt vor der Vorstellung, es gehe nur darum, eine Software zu kaufen und einzuspielen. So könne die Einführung in manchen Fällen mehrere Monate dauern und hohe Folgekosten bedeuten. "Mit der Anschaffung der Software ist es nicht getan, es muss vor allem in Dienstleistungen investiert werden", sagt Sorg. Wichtig sei besonders die Schulung der Mitarbeiter, auf die erst einmal mehr Arbeit zukomme: Dateien würden nicht mehr einfach abgespeichert, sondern müssten auch mit Schlagworten versehen und für die jeweilige Benutzergruppe freigegeben werden. Dafür muss sich Sorg zufolge oft die ganzen Firmenkultur ändern. "Bisher herrscht oft die Überzeugung, dass Wissen gleich Macht ist", sagt der Experte. "Deswegen werden Dokumente nicht allen Kollegen zugänglich gemacht."

Branche erlebt Fusionswelle

Viele Unternehmen verzichten auf das systematische Dokumentenmanagement, weil sich dessen finanzieller Nutzen nur schwer ausrechnen lässt. Schließlich lassen sich Faktoren wie die eingesparte Zeit oder die Vermeidung von Doppelarbeiten nur schwer beziffern. Den Nutzen könne man jedoch "erahnen, wenn man bedenkt, dass Büroangestellte 15 Prozent ihrer Arbeitszeit bei der Informationssuche vertun", sagt Joseph Huber, Direktor der deutschen Tochter des amerikanischen Software-Anbieters Stellent. Bei der Telefonfirma Bell Canada hat Stellent Anfang des Jahres sein System für die 13.000 Angestellten des Callcenters installiert, wodurch sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit für einen Kundenanruf angeblich halbiert hat.

Ein anderer Grund, warum viele Firmen davor zurückschrecken, sich für eine Software zu entscheiden, liegt in der Fusionswelle, die seit eineinhalb Jahren durch die Branche rollt. Zu Beginn des Jahres übernahm Stellent seinen Mitbewerber Optika. Auch die deutschen Unternehmen, wie Ixos oder Gauss Interprise, haben inzwischen ihre Selbstständigkeit verloren. "Nur bei wenigen Zukäufen ist das Ziel die sinnvolle Erweiterung des Produktportfolios", sagt Renate Karl, geschäftsführende Gesellschafterin der Pfaffenhofener Beratungsfirma DSK. "Auf der Strecke bleiben gesundes Wachstum, motivierte Mitarbeiter und gute, bereits in der Praxis bewährte Software-Systeme, deren Weiterentwicklung unter dem neuen Besitzer nicht selten eingestellt wird." Über die Unsicherheiten, die diese Entwicklung bei den Softwarekunden hervorruft, scheine sich niemand "ernsthaft Gedanken zu machen", vermutet die Beraterin.

Software erleichtert Informationssuche

Diese Unsicherheit ist eine schlechte Basis für eine Millionen-Investition, wie sie ein umfassendes Dokumentenmanagement verlangt. Deshalb zögern viele Unternehmen die Anschaffung heraus oder lassen sich höchstens durch die Anforderungen der staatlichen Bürokratie dazu zwingen. Selbst Microsoft ist so ein Fall: Die Software-Firma muss derzeit 800.000 digitale Dokumente erstellen, um ihre Geschäftsprozesse nach den verschärften Bestimmungen der amerikanischen Börsenaufsicht offen zu legen.

Dazu verwendet der Konzern eine eigene Software, die er auch im Technologiezentrum installiert hat. EDV-Leiter Nagel hat festgestellt: "Wir kommen jetzt sehr schnell an die Informationen heran, die wir früher lange suchen mussten." Ein besseres Argument für die Installation der Software dürfte allerdings auch die Tatsache gewesen sein, dass das Zentrum sie gratis bekommen hat. Dafür nutzt Microsoft das Technologiezentrum nun als Demo-Objekt für sein Produkt.

© 2004 Financial Times Deutschland , © Illustration: como

Original-URL des Artikels:
http://www.ftd.de/ub/in/1090154461861.html

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