Microsoft Kundenreferenzen & Fallstudien: VDI/VDE-Technologiezentrum Informationstechnik GmbH: Suchfunktion sorgt für schnellen Wissenszugriff

Kundenreferenz: VDI/VDE-Technologiezentrum Informationstechnik GmbH

Branche: Dienstleistungen

Thema: Informationsmanagement

Suchfunktion sorgt für schnellen Wissenszugriff

Verfasst am: 3. September 2003

Mit Microsoft Office Professional Edition 2003 hat das VDI/VDE-Technologiezentrum seine Dokumentensuche nachhaltig verbessert. Jetzt können die Mitarbeiter Dateien wieder finden, ohne die Textverarbeitung verlassen zu müssen.

Hunderttausende Word-Dokumente lagern im Netzwerk der Technologieberatung VDI/VDE. Bislang konnten die Mitarbeiter dieses gesammelte Unternehmenswissen nicht im gewünschten Maß nutzen, weil die Dokumente an verschiedenen Stellen gespeichert sind. Zudem ließ sich an den Dateien nicht sehen, welche Inhalte sie aufweisen. Der SharePoint Portal Server indiziert dieses gesammelte Unternehmenswissen und ermöglicht so eine Suche in Word – ähnlich einer Suchmaschine im Internet.

Mehr als 330.000 Word-Dokumente haben sich im Laufe von zehn Jahren auf den Festplatten der VDI/VDE-Technologiezentrum Informationstechnik GmbH (VDI/VDE-IT) angesammelt. Darunter befinden sich Projektbeschreibungen, Statusberichte, Briefe, Faxe und Berechnungen. Diese Dokumente sind das elektronische Gedächtnis der VDI/VDE-IT, eines Tochterunternehmens des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) und des Verbands der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik (VDE).

Die VDI/VDE-IT berät Unternehmen, Banken und Beteiligungsgesellschaften in technischen und wirtschaftlichen Fragen. Als Partner des Bundes, der Länder und der Europäischen Union organisiert sie vor allem Förderprogramme und hat bereits mehr als 6000 Innovationsprojekte und über 1000 Unternehmensgründungen begleitet. Dafür sind in dem Technologiezentrum in Teltow bei Berlin über 100 Angestellte tätig: von Ingenieuren, Naturwissenschaftlern und Betriebswirten bis zu Politik- und Sozialwissenschaftlern.

"Unsere Experten arbeiten oft in Teams, die aus verschiedenen Abteilungen zusammengestellt werden", sagt EDV-Leiter Markus Nagel. "Zwar gibt es für jedes Projekt ein Verzeichnis, in das alle Teammitglieder ihre Dokumente abspeichern sollten. Aber oft legen die Bearbeiter sie auch an Stellen ab, wo ihre Kollegen sie nicht finden können."

Die anschwellende Informationsflut stellt viele Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. "Verteilte Dateninseln und dezentrale Ablageorte sorgen sehr oft dafür, dass wichtige Daten nicht uneingeschränkt bereitstehen, sondern nur von denjenigen Anwendern genutzt werden können, die das gleiche System verwenden", erklärt Christoph Bischoff, Direktor Information Worker Business bei der Microsoft Deutschland GmbH. "Obwohl viele Unternehmen heute moderne Customer-Relationship-Management-Systeme, E-Business-Lösungen und Enterprise-Resource-Planning-Systeme einsetzen, sind Daten aus diesen Systemen nicht jedem Anwender zugänglich."

Leicht bedienbares Informationssystem

Im VDI/VDE-Technologiezentrum schafft jetzt eine Softwarelösung Abhilfe, die auf Komponenten des Microsoft Office System basiert: Der SharePoint Portal Server 2003 indiziert alle Dokumente in den dafür freigegebenen Verzeichnissen und ermöglicht innerhalb der Textverarbeitung Word 2003 eine Informationssuche, wie man sie eigentlich nur von einer Suchmaschine im Internet kennt. "Ich wollte unbedingt beim VDI/VDE Technologiezentrum ein unaufdringliches, leicht zu bedienendes Informationssystem haben", sagt EDV-Leiter Nagel.

Die meisten Dokumente in dem Technologiezentrum tragen verschlüsselte Dateinamen aus Ziffern und Zeichen, die automatisch von einer Datenbank erzeugt werden. So kann nicht einmal der Name eines Dokuments Auskunft über seinen Inhalt geben. Oft liegen Tausende von Dokumenten in einem Unterverzeichnis, und niemand weiß, was darin steht. "Die Anzahl der vorhandenen Dokumente ist einfach zu groß, so dass sich nicht mehr überblicken lässt, wo welche Information abgespeichert ist", beschreibt Nagel die bisherige Lage. Zwar gab es bereits vorher ein rudimentäres Dokumentenmanagement, doch dafür musste umständlich ein Programm geöffnet werden und die Bearbeiter mussten genau wissen, in welchem Unterverzeichnis das gesuchte Dokument gespeichert war.

Deshalb schlug die Berliner Softwarefirma Vertex vor, eine neue Dokumentensuche zu programmieren. Durch eine langjährige Partnerschaft hatte das VDI/VDE-Technologiezentrum bereits viele gute Erfahrungen mit diesem Microsoft Gold Certified Partner gemacht. "Vertex ist immer besonders schnell bei der Anwendung von neuen Technologien", lobt Markus Nagel. "Binnen kürzester Zeit lagen die Vorschläge zu Office 2003 bei uns auf dem Tisch."

Dokumentensuche innerhalb von Word

Für die Eingabe der Suchwörter kommt jetzt in Word die "Recherche innerhalb des Aufgabenbereichs" zum Einsatz, ebenfalls eine neue Komponente von Office 2003: Nach dem Drücken der Tasten Strg und F1 öffnet sich rechts in der Textverarbeitung ein Arbeitsbereich, in den Suchwörter eingegeben werden können. "Bevor wir ein neues Gutachten erstellen, ist immer die erste Frage, ob es von uns bereits früher eine Untersuchung zu dem Thema gab", erklärt Markus Nagel. Als Ergebnis erscheint eine Liste von Dateinamen, die das gesuchte Wort enthalten. Ein Klick auf das Kreuz vor dem Dateinamen zeigt den Namen des Autors, die ersten Zeilen und die Art des Dokuments.

"Mir gefällt besonders, dass man bei Office 2003 die Informationssuche innerhalb von Word erledigen kann", lobt EDV-Leiter Markus Nagel. "Es muss nicht kompliziert ein neues Fenster oder eine neue Bedienoberfläche geöffnet werden. Alles läuft unter derselben Oberfläche von Word." So spart ein Unternehmen viel Zeit und erhöht die Produktivität seiner Mitarbeiter.

Seine Suchergebnisse bekommt der Aufgabenbereich vom SharePoint Portal Server geliefert, einer Software, die auf dem Server des Technologiezentrums läuft. Sie erfasst Office-Dokumente, E-Mails, PDF, Websites und andere Dokumente über eine Volltextindizierung aus Quellen wie Microsoft Exchange Server, Intranet- und Internetquellen oder auch aus einem Lotus Notes Server. Beim VDI/VDE-Technologiezentrum liest der SharePoint Portal Server einmal pro Woche alle Verzeichnisse ein, die ihm zugewiesen wurden, und alle fünf Stunden erfasst er die neu erstellten Dateien. Genau wie eine Suchmaschine im Internet.

Für die optimale Darstellung der Suchergebnisse ist es allerdings notwendig, dass bei jedem Dokument die Dateieigenschaften korrekt ausgefüllt werden, in denen der Name des Autors, die Kostenstelle, die Art des Dokuments und die wichtigsten Stichwörter erfasst sind. Doch dies taten in den vergangenen Jahren die Mitarbeiter des VDI/VDE-Technologiezentrums nicht immer: Oft wurden einfach alte oder dem Zentrum von außerhalb zugeschickte Dokumente umgeschrieben und unter neuem Namen abgespeichert, wobei sich auch die alten Dateiinformationen auf das neue Dokument vererbten. Manchmal sind deshalb Autoren eingetragen, die niemals in Teltow gearbeitet haben.

Vertex begegnete dieser Situation durch eine Erweiterung der Vorlagen in Word 2003: "Unsere Idee war es, den Anwender beim Ausfüllen der Dateieigenschaften eines Word-Dokuments optimal zu unterstützen", berichtet Softwareentwickler Benno Lange. "Dazu erscheint beim erstmaligen Speichern des Dokuments eine Dialogbox, in der die Dokumenteneigenschaften eingetragen werden können."

Einfacher Datenaustausch durch XML

Die einfache Einbindung der Suchfunktion direkt in Office 2003 wird durch die Unterstützung von XML und Webservices im neuen Office System und dem SharePoint Portal Server ermöglicht. Die Extensible Markup Language, XML, gilt als neue Standardsprache zum Datenaustausch im Internet und kann von fast jeder Businesssoftware verstanden werden. "An der Benutzeroberfläche hat sich Office nur marginal verändert", erklärt Vertex-Projektleiter Klaus Fangmann. "Die Technologie im Hintergrund wurde jedoch massiv in Richtung unternehmensweiter Zusammenarbeit weiterentwickelt. Durch die XML-Unterstützung ist das Microsoft Office System zu einer Entwicklungsplattform für Unternehmenslösungen geworden."

Die Suchkriterien der Abfrage werden durchgängig von Word in XML über einen Webservice an den SharePoint Portal Server übergeben. "Der Anwender wird es meist gar nicht bemerken, wenn er die neuen XML-Fähigkeiten von Office 2003 nutzt", sagt Softwareentwickler Benno Lange. Auch Geschäftsbriefe können die Ingenieure jetzt schneller schreiben, weil Vertex die Dokumentenvorlagen mit so genannten Smartdocuments erweitert hat. So lassen sich Adressen aus Outlook mit einem Tastenklick einfügen. Aufwendige und fehlerbehaftete Kopier- und Einfügevorgänge entfallen damit.

Die effizientere Verwendung von Kontaktadressen, der direkte Zugriff auf vielfältige Informationen aus Word und die Tatsache, dass Dokumente sehr einfach wieder verwendet werden können, sorgen dafür, dass die Angestellten bei der Verarbeitung von Informationen deutlich produktiver werden. Vertex-Projektleiter Klaus Fangmann: " Diese Lösung veranschaulicht deutlich das Potenzial des neuen Office 2003 System. Den Mitarbeitern des VDI/VDE wird ein großes Reservoir an Informationen auf einfachste Weise zugänglich gemacht. Dies hat einen direkten positiven Einfluss auf die Geschäftstätigkeit."

Bis Anfang des kommenden Jahres will das VDI/VDE-Technologiezentrum alle 100 Arbeitsplätze auf das neue Microsoft Office System umstellen. Im Moment sind noch Office 97 und Office 2000 im Einsatz, doch die Fähigkeiten des neuen Office 2003 haben die Ingenieure und Berater aus dem Technologiezentrum überzeugt. "Wir kommen jetzt sehr schnell an die Informationen heran, die wir früher lange suchen mussten", zeigt sich EDV-Leiter Markus Nagel, der Herr über die 330.000 Word-Dokumente, zufrieden.

Fast Facts

Referenzkunde
Die VDI/VDE-Technologiezentrum Informationstechnik GmbH ist die Managementberatungstochter des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) und des Verbands der Elektrotechnik, Elektronik und Informationstechnik (VDE). Mit über 100 Mitarbeitern berät sie Unternehmen, Banken und Beteiligungsgesellschaften in technischen und wirtschaftlichen Fragen. Als Partner des Bundes, der Länder und der EU entwickelt sie technologiepolitische Förderprogramme.

Problem
Die Wissenschaftler und Berater des Technologiezentrums haben im Laufe der Jahre Hunderttausende Word-Dokumente erstellt, die das gesammelte Wissen des Unternehmens darstellen. Die in den Dokumenten enthaltenen Informationen ließen sich aber oft nicht nutzen, weil nicht bekannt war, wo die zur Beantwortung einer Frage nötigen Dokumente abgespeichert waren. Das bisherige Dokumentenmanagement bot nur eine wenig zufrieden stellende Suchfunktion an.

Lösung
Der SharePoint Portal Server 2003 indiziert alle Dokumente in den dafür freigegebenen Verzeichnissen und ermöglicht innerhalb der Textverarbeitung Word 2003 eine Informationssuche, wie man sie eigentlich nur von einer Suchmaschine im Internet kennt. Aus allen Office-Programmen heraus ist damit eine Suche möglich, ohne dass das Programm verlassen werden muss. Neue Dokumente bekommen automatisch beim Abspeichern Schlagwörter zugewiesen, die eine zukünftige Suche erleichtern. XML ermöglicht einen automatischen Import von Adressen aus Outlook in Word.

Nutzen
Die Suche nach Informationen im eigenen Unternehmen geht jetzt viel schneller. Das Unternehmen bekommt endlich einen Überblick darüber, welches Wissen ihm bereits zur Verfügung steht. Doppelte Recherchen können vermieden werden. Die automatische Pflege der Dateieigenschaften erleichtert Suchvorgänge. Beim Briefeschreiben wird Zeit gespart, weil aufwendige Copy-and-paste-Prozesse von Outlook in die Textverarbeitung entfallen.

Technik

Software and Services

  • Windows Server 2003 auf dem Server
  • SharePoint Portal Server 2003 mit MSDE (Microsoft Database Engine)
  • Auf den Arbeitsplatzrechnern laufen Windows 2000 Professional und Windows XP
  • Office Professional Edition 2003
  • Für die Suche nach Kontaktadressen: Exchange Server 2000 auf einem Windows 2000 Cluster
  • Auf Arbeitsplatzrechner: .NET Runtime 1.1

Hardware

  • Desktop-Rechner: HP VL 420
  • Laptops: Compaq e 500, HP OMNIBOOK 6100
  • Prozessoren: Pentium III und Pentium IV
  • Prozessorgeschwindigkeit: 900 bis 2,35 GHz
  • Mindestens 40 GB Festplatte bei den meisten Rechnern
  • Hauptspeicher: 128 MB bis 512 MB
  • Server: Compaq ProLiant ML 310 mit Pentium IV/2,35 GHz/2,2 GB RAM/160 GB Festplatte

Microsoft-Partner
Vertex GmbH

Szenario
Informationsmanagement

Die Technik im Überblick

Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003 besteht aus den bekannten Anwendungen wie Excel, Outlook, PowerPoint oder Word. Das bekannte Textverarbeitungsprogramm ist in der neuen Version zum ersten Mal voll XML-fähig. Das ermöglicht einen leichteren Austausch von Informationen mit anderen Programmen, selbst wenn diese nicht von Microsoft stammen. Webdienste geben diese Informationen sofort an andere XML-fähige Anwendungen weiter, so dass beispielsweise Adressen aus Word auch als Nutzdaten in Datenbanken verwendet werden können. Word kann wiederum Daten aus anderen Anwendungen per XML in Dokumente einlesen. Dazu werden bestimmte Abschnitte in Word-Dokumenten mit XML-Befehlen formatiert, die den Zugriff auf die anderen Anwendungen starten. In der Version 2003 ist Word erstmals auch ein voll tauglicher XML-Editor.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003
Mit dem SharePoint Portal Server bietet Microsoft eine webbasierte Portallösung für Informationsmanagement im Unternehmen. Sie ermöglicht netzwerkübergreifendes Wissensmanagement und bietet den Mitarbeitern eine zentrale Plattform, auf der sie verschiedenste Dokumente nach Informationen durchsuchen und relevante Daten übersichtlich darstellen können. Die Software enthält unter anderem Verwaltungsfunktionen wie Indizierung und erweiterte Suche.

Aufgabenbereich
Dieser neu gestaltete Arbeitsbereich wird in Word, Excel, Outlook oder PowerPoint aufgerufen und ist ein Werkzeug, mit dem der Benutzer beispielsweise gleichzeitig in verschiedenen Datenquellen suchen kann. Anwender haben damit die Möglichkeit, im Internet zu recherchieren, aber auch auf SharePoint Portal Sites, in Datenbanken und Verzeichnissen. Wenn die verwendeten Office-Dokumente mit XML-Formatierungen versehen sind, können über den Research Task Pane immer die aktuellsten Daten aus Webservices eingefügt werden. Der Aufgabenbereich ermöglicht auch den Zugriff auf Thesaurus, Wörterbücher, Übersetzungsprogramme und eine Onlineenzyklopädie.

"Durch XML ist Office zur Entwicklungsplattform für Unternehmenslösungen geworden."
Klaus Fangmann, Projektleiter Vertex GmbH

Referenzkunde
VDI/VDE-Technologiezentrum Informationstechnik GmbH
Markus Nagel
Rheinstr. 10 B
14513 Teltow
Tel.: 03328 435-121
Fax: 03328 435-281
E-Mail: nagel@vdivde-it.de
http://www.vdivde-it.de

Microsoft-Partner
Vertex GmbH
Isabel Vrtaric
Englerallee 40
14195 Berlin
Tel.: 030 897748-200
Fax: 030 897748-99
E-Mail: ivrtaric@vertex.de
http://www.vertex.de

Geschäftskundenbetreuung
Microsoft GmbH
Communication Center
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim
Tel.: 0180 5 229552*
Fax: 0180 5 229554*
E-Mail: btob@microsoft.com
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