Microsoft Kundenreferenzen & Fallstudien – rose plastic GmbH: Effizienzkontrolle auf einen Blick

Kundenreferenzen & Fallstudien

rose plastic GmbH

Effizienzkontrolle auf einen Blick

Als Weltmarktführer für Kunststoffspezialverpackungen verfügt rose plastic aus Hergensweiler über ein globales Innovationsnetz. Damit das Wissen um den Arbeitsfortschritt bei Produktentwicklungen allen Beteiligten stets aktuell zur Verfügung steht, werden die Daten nun zentral in Microsoft Project 2002 gespeichert. Dies bürgt für ein systematisches und transparentes Projektmanagement.

Peter Rösler kann seine Firma bald an jedem Ort der Erde steuern. Auch wenn sich der Chef der rose plastic GmbH in Hergensweiler bei Lindau gerade auf Dienstreise oder im Urlaub befindet, hat er mit seinem Laptop alles unter Kontrolle: Dank Microsoft Project Professional 2002 und Web-Access überblickt er die Daten sämtlicher aktuellen Projekte zwischen Asien und Amerika. Ein grünes Ampelsignal bestätigt, dass alles nach Plan läuft. Doch wenn es auf Rot springt, dann ist Gefahr in Verzug, und Peter Rösler hat die Möglichkeit, steuernd einzugreifen.

Weltweites Innovationsnetz

Bei Kunststoffspezialverpackungen für die Industrie ist rose plastic Weltmarktführer und beliefert mehr als 40 Länder mit seinen Produkten. Dazu hat das Unternehmen seine Standorte strategisch um den Globus verteilt: Produziert wird in Deutschland, den USA und ab Mitte 2003 auch in China; in acht weiteren Ländern gibt es Niederlassungen oder Kooperationspartner. "Wir müssen überall präsent sein. Nur so können wir die wachsenden Anforderungen unserer weltweit produzierenden Kunden auch vor Ort erfüllen", unterstreicht der geschäftsführende Gesellschafter Peter Rösler, dessen Vater die Firma 1953 in Berlin gründete.

Tradition und Innovation leben beim Allgäuer Familienbetrieb in Symbiose. Über 2500 Verpackungslösungen bietet rose plastic derzeit an, von der Sortimentsbox für Fräs- und Bohreinsätze bis zu Werbemitteln wie der Trinkflasche im Handylook; ständig kommen neue hinzu. "Bei uns laufen oft mehr als 50 Entwicklungen gleichzeitig", sagt Projektkoordinator Manfred Guggemos. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, stellte rose plastic vor drei Jahren seine Managementstrategie um: Galt bis dato das Feuerwehrprinzip, wonach Mitarbeiter immer das brennendste Problem zuerst lösen, betreibt das Unternehmen jetzt ein systematisches Projektmanagement.

Systematik statt Zufall

Befristete Vorhaben (Projekte) so zu steuern, dass sie den Tagesbetrieb nicht stören – dies ist eine Herausforderung, vor der heute viele Firmen stehen. "Die Gründe für die Entwicklung der Disziplin Projektmanagement waren erhebliche Termin- und Kostenüberschreitungen und die Erkenntnis, dass die Linienorganisation mit komplexen Vorhaben überfordert ist", erklärt Heinz Schelle, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Universität der Bundeswehr in München und Gründer der Gesellschaft für Projektmanagement. Bei konsequenter Anwendung, so sein Erfahrungswert, sinken die Terminverzögerungen um bis zu sechzig Prozent, die Herstellungskosten um mehr als zehn Prozent. "In Zeiten eines dynamischen globalen Wettbewerbs müssen Unternehmen neue Technologien immer schneller beherrschen und zur Marktreife bringen", ergänzt Schelle. Projektmanagement sei daher aus Bereichen wie Informationstechnologie oder Forschung & Entwicklung nicht mehr wegzudenken.

Bei rose plastic ging Projektkoordinator Guggemos im Mai 2000 daran, die Zeit- und Ablaufpläne sämtlicher Vorhaben zu standardisieren. Von Anfang an setzte er dabei auf Microsoft Project als strategisches Hilfsmittel, doch erst seit Dezember 2002 läuft die Software im Echtbetrieb: "Im Dezember 2000 hatten wir die Vorgängerversion in einer Testumgebung installiert, sie besaß aber noch kein integriertes Dokumentenmanagement", berichtet IT-Leiter Reinhold Elsässer. "Mit dem neuen Release 2002 und den Anpassungen durch den Microsoft-Partner Pcubed haben wir unsere Anforderungen dagegen in einem hohen Maße abgebildet."

Mit Project 2002 können sich Mitglieder eines Projektteams jetzt blitzschnell im Intranet über den aktuellen Stand der Dinge informieren. "Häufig verstreichen wertvolle Arbeitstage, bis ein Projektleiter von Planabweichungen erfährt und gegensteuern kann", nennt Professor Schelle ein typisches Problem aus der Praxis. Bei rose plastic dagegen werden komplexe Projekte nun einheitlich verwaltet. Dies bringt im Alltag viele Erleichterungen. So ist bei neuen Planvorgaben kein telefonischer Rundruf mehr erforderlich, weil auf Änderungen automatisch per E-Mail hingewiesen wird. "Ständig musste ich erklären, wie weit ein Projekt ist", klagt Guggemos über das alte Verfahren. "Dank der Web-Access-Technologie von Project 2002 kann jetzt jeder selbst den Statusbericht online abfragen." Das wird vor allem Mitarbeiter in den USA freuen, die wegen der Zeitverschiebung bisher alle Probleme vormittags zwischen acht und zwölf Uhr klären mussten.

Transparente Leistung

Das neue Logistikzentrum von rose plastic in Hergensweiler. Von hier aus beliefert der Weltmarktführer Kunden in mehr als 40 Ländern. Gleichzeitig macht Microsoft Project die Leistungen einzelner Abteilungen messbar und kontrollierbar. "Unsere Projekte werden jetzt viel transparenter. Man kann genau sehen, wer wie weit mit seiner Arbeit ist", freut sich Guggemos. Für seinen Job als Projektkoordinator rechnet er mit einer Zeiteinsparung von zehn Prozent, und auch die Geschäftsleitung profitiert von der Statussicherheit: "Ich kann mich nun ganz auf die strategische Planung und eventuelle Problemfälle konzentrieren", betont Peter Rösler.

In der Version 2002 hat sich Microsoft Project zu einem sehr leistungsfähigen Werkzeug entwickelt. Neben Project Professional 2002 als Desktop-Anwendung verwendet rose plastic die neue Serverplattform Project Server 2002, ohne die das Planungsprogramm eine Insellösung bliebe. Erst sie macht die Anwendungssoftware teamfähig und sichert ein firmenweites Ressourcenmanagement. Alle Projektdaten liegen jetzt auf einer zentralen SQL Server-Datenbank. Überwachungsfunktionen für Kosten oder Zeit erleichtern die Steuerung. Doppelentwicklungen oder Projekte, die nicht in die Unternehmensstrategie passen, kann die Geschäftsleitung sofort erkennen und stoppen. "Durch den Einsatz von Project 2002 lassen sich Probleme frühzeitig ausmachen und konstruktiv lösen", sagt Guido Schumacher, Senior Consultant der Pcubed Program Planning GmbH in Köln, einem Microsoft Enterprise Premier Project Partner, der die Software bei rose plastic eingeführt hat.

Nach der erfolgreichen Implementierung in Deutschland wird Project 2002 im ersten Halbjahr 2003 auch in den Niederlassungen in Frankreich und den USA eingeführt. Dann sind verteilte Projekte wirklich standortübergreifend nachvollziehbar. "Project 2002 hilft dabei, eine strukturierte Arbeitsweise im ganzen Unternehmen durchzusetzen. Die Beratung durch Pcubed hat uns bei der Umsetzung dieser Strategie sehr geholfen", sagt Manfred Guggemos. Dazu müssen natürlich alle Beteiligten ihre Daten laufend aktualisieren. Spätestens bis Freitagmittag sollen Projektmitarbeiter den Stand ihrer Arbeit melden und handschriftliche Notizen gegebenenfalls ins System übertragen.

Damit dringend benötigte Informationen allen Kollegen ohne Umwege zur Verfügung stehen, wurde außerdem der Microsoft SharePoint Portal Server 2000 installiert. Diese Web-basierte Portallösung ermöglicht eine unstrukturierte Suche nach Office-Dokumenten, E-Mails oder PDF-Dateien. Einer modernen Internetsuchmaschine vergleichbar durchstöbert SharePoint Portal Server riesige Datenmengen und findet in Sekundenschnelle die gesuchten Dokumente – egal unter welchem Projektnamen sie laufen. "Wir wollen unser komplettes Wissen, das bisher auf Festplatten, Hängeregister, Ablagen und Notizzettel verteilt war, allen Mitarbeitern zugänglich machen. Unser Systemhaus Adlon aus Ravensburg unterstützt uns bei der Entwicklung und Umsetzung dieser Lösung hervorragend", meint dazu IT-Leiter Reinhold Elsässer.

Lernende Fabrik

Ein Ansatz, der zur Strategie des permanenten Verbesserungsprozesses passt, für die rose plastic mit dem "Best Factory Award" des Jahres 1999 und als "Arbeitgeber des Jahres 2003" ausgezeichnet wurde. Mit dem Erreichten wollte sich Firmenchef Rösler aber schon damals nicht zufrieden geben – und kündigte an: "Wir werden noch viele Schritte hin zur "lernenden Fabrik" unternehmen." Mit Microsoft Project hat er einen weiteren getan.

rose plastic GmbH

1953 in Berlin gegründet, ist die rose plastic GmbH aus Hergensweiler bei Lindau am Bodensee heute führender Anbieter von Kunststoffspezialverpackungen für die Industrie. Die Allgäuer halten einen Weltmarktanteil von rund 80 Prozent und exportieren ihre Produkte in über 40 Länder. Das Sortiment besteht aus über 2500 verschiedenen Verpackungslösungen (zum Beispiel Boxen oder Hülsen). Im Jahr 2001 erwirtschaftete das Unternehmen mit weltweit 348 Mitarbeitern einen Umsatz von 36 Millionen Euro. Für sein vorbildliches Management wurde es mit dem "Best Factory Award", dem Titel "Bayern Best 50" sowie als "Arbeitgeber des Jahres 2003" ausgezeichnet.

Die Lösung wurde realisiert bei:
rose plastic GmbH
Rupolzer Straße 53
88138 Hergensweiler
URL: http://www.rose-plastic.com
E-Mail: mscasestudy@rose-plastic.com
Reinhold Elsässer
Tel.: 08388 9200-0
Fax: 08388 1024

Der Partner:
Pcubed Program Planning GmbH
Richard-Wagner-Straße 39
50674 Köln
URL: http://www.pcubed.de
E-Mail: guido.schumacher@pcubed.com

Guido Schumacher
Tel.: 0221 2722-9970
Fax: 0221 2722-9979

Produkte:

  • Windows 2000 Server
  • Windows 2000 Professional
  • Office XP Professional
  • SQL Server 2000
  • Exchange 2000 Server
  • Project Server 2002
  • Project Professional 2002
  • SharePoint Portal Server
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