Microsoft Magazin 03/2002: Alles genau nach Plan

Microsoft Magazin 03/2002, S. 22-24

Alles genau nach Plan

Projekte sind befristete Vorhaben von oft hoher Komplexität. Sie fallen aus den Routineabläufen eines Unternehmens heraus und verlangen deshalb eine sorgfältige Organisation. Mit Microsoft Project 2002 lassen sich auch Großvorhaben transparent planen, wie der Aluprofilhersteller Wicona beweist.

Das Just-in-time-Konzept hat sich in den letzten Jahren durchgesetzt. Es bedeutet: zeitgenaue Lieferung bei weit gehendem Verzicht auf Vorratshaltung. So sparen Unternehmen Kosten für Lager und Personal, sind aber darauf angewiesen, dass die Lkws ihrer Lieferanten jederzeit pünktlich vor dem Werktor stehen. Ein mittlerer Stau kann den gesamten Produktionsprozess aus dem Rhythmus bringen.

Auf dem Bau, wo Dutzende von Subauftragnehmern miteinander verzahnt arbeiten, war Pünktlichkeit schon immer ein unerlässlicher Wettbewerbsfaktor: Die Ulmer Firma Wicona Bausysteme GmbH zum Beispiel vertreibt Aluminiumprofilsysteme für Fenster, Türen, Fassaden und Wintergärten. Sie beliefert auch Kunden, die hochwertige Gebäude für Banken und Versicherungen bauen. "Da können schon wenige Tage Verspätung sehr hohe Konventionalstrafen nach sich ziehen", sagt Geschäftsführer Walter Lonsinger.

Bei Wicona schützen vor Verzögerungen ein intelligentes Projektmanagement – und eine kluge Software: Mit Microsoft Project 2002 kennen alle Beteiligten stets den aktuellen Stand der Fertigung. Mehr noch: Auch Kunden und Lieferanten sind in das Planungsprogramm eingebunden.

Seit Wicona seine Vorhaben mit Project 2002 organisiert, laufen Projekte deutlich reibungsloser – sowohl bei dem Ulmer Hersteller als auch bei seinen Kunden. Früher wurde allein bei der Auftragsannahme rund ein Drittel der Zeit verschwendet, vor allem für die Koordination zwischen den Abteilungen, weil die Projekte nicht transparent waren. "Die meiste Zeit ging durch Nachfragen im eigenen Haus verloren", berichtet Wicona- Vertriebsleiter Arndt Brinkmann.

Rund 100 Projekte stehen jeden Monat bei Wicona an. "Da ist es extrem wichtig zu wissen, ob jemand noch Ressourcen frei hat", stellt der Finanzchef des Unternehmens, Guido Hawkridge, fest. Dank Project 2002 liegen jetzt alle Vorhaben auf einer zentralen Datenbank. So behält die Geschäftsführung den Überblick und kann nicht voll ausgelastetes Personal gezielt einsetzen. Mit solch einer konsistenten Planung arbeiten derzeit allerdings nur wenige Firmen: Die Marktforscher der Standish Group untersuchten 8380 Projekte bei 365 US-Betrieben. Deprimierende Erkenntnis: Etwa 94 Prozent der Projekte mussten mehrmals angeschoben werden. Nur 16 Prozent wurden im geplanten Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen. Durchschnittliche Budgetüberschreitung: 189 Prozent.

"Nach meiner persönlichen Erfahrung aus vielen Seminaren ist Projektmanagement in den meisten Firmen noch sehr schwach ausgeprägt", sagt Heinz Schelle, BWL-Professor an der Bundeswehruniversität in München und Gründer der Gesellschaft für Projektmanagement.

Dass sich die Militärhochschule intensiv mit Projektmanagement auseinander setzt, hat seinen guten Grund: Denn die Anfänge dieser Disziplin liegen im Zweiten Weltkrieg. Damals musste die US-Armee neue Planungsmethoden für logistische Riesenaufgaben wie die Landung in der Normandie entwickeln. An ihr waren allein auf alliierter Seite über 150 000 Soldaten sowie 5300 Boote und Fahrzeuge beteiligt. Heinz Schelle listet die Gründe für die Entwicklung der Disziplin auf: "Es waren erhebliche Kosten- und Terminüberschreitungen bei militärischen Entwickungsprojekten und die Erkenntnis, dass die überkommene Linienorganisation mit komplexen Vorhaben überfordert ist." Bei der ersten Mondlandung brachte die NASA schließlich das ganze Instrumentarium der neuen Methode erfolgreich zum Einsatz.

Komplexes Projektmanagement war schon damals ohne Computereinsatz nicht denkbar – und ist es heute erst recht nicht. Doch nur wenige Softwarehersteller verfügen über Planungsprogramme, die sich individuell an Unternehmensbedürfnisse anpas- sen lassen. Microsoft bietet sein Programm in drei Versionen an: Project Standard 2002 und Project Professional 2002 als Anwendungen für den Desktop sowie den Project Server 2002 als zentrale Stelle für alle Projektdaten. Erst die serverbasierte Plattform macht das Programm teamfähig und stellt ein firmenweites Ressourcenmanagement sicher.

Mit dem Sprung zum Project Server 2002 hat sich das Projektplanungsprogramm von einer Insellösung, die lediglich auf einzelnen PCs installiert ist, zu einer leistungsfähigen Software für Enterprise-Project-Management (EPM) entwickelt, die auf dem Internet basiert. Durch solche breit angelegten EPM-Lösungen, prognostiziert eine Studie von Gartner, dürften sich in Zukunft die Kosten durch Projektfehler halbieren.

Mit Project Web Access – dem Browserbasierten Zugriff auf die Informationsplattform des Project 2002 Servers – können sich alle Teilnehmer eines Projektes in Echtzeit über den Stand des Vorhabens informieren. Relevante Informationen rufen sie einfach über Internet ab. Die typische Anwenderzahl einer großen Project-Installation in voller Ausbaustufe dürfte zwischen 150 und 1000 Nutzern liegen. Ein Projekt mit so vielen Mitarbeitern lässt sich auf andere Weise, durch Besprechungen oder Rundmails, nur schwer koordinieren. Gleichzeitig gewährt Project 2002 auch der obersten Managementebene Transparenz und macht die Leistungen der einzelnen Abteilungen messbar. Projektleiter und Geschäftsführer können über Project Web Access alle Änderungen an einem Vorhaben einsehen. Automatisierte E-Mails halten die Beteiligten auf dem neuesten Stand – auch die Geschäftsführung, wenn sie es wünscht. Der Leiter legt fest, welche Art von E-Mail-Nachrichten und -Erinnerungen verschickt werden, wer sie bekommt und wie oft. Veränderungen des Plans müssen nicht mehr telefonisch mitgeteilt werden.

Der Kunststofffabrikant Rose Plastics aus Hergensweiler/Bodensee setzt Project 2002 sogar interkontinental ein. Der mittelständische Betrieb hat Niederlassungen in Großbritannien, Frankreich, den USA und bald in China. Mit einem Marktanteil von 80 Prozent ist er Weltmarktführer bei Kunststoffspezialverpackungen für die Industrie. Seine Vorhaben koordiniert Rose Plastics seit kurzem mit Project 2002. "Die Funktionalitäten bilden unsere Anforderungen fast 100-prozentig ab", lobt IT-Leiter Reinhold Elsässer.

Projektmanagement bringt Transparenz ins Unternehmen. Bei Wicona Bausysteme geht das so weit, dass das Unternehmen seine Aluminiumverarbeiter an das interne Pro- jektmanagementsystem anschließt – und damit eine elektronische Lieferkette zwischen Hersteller, Vertrieb und Verarbeiter bildet.

"Viele unserer Kunden arbeiten bereits mit Microsoft Project", berichtet Wicona-Vertriebschef Brinkmann. "Daher verbinden wir unsere Programme mit denen der Kunden, um unsere Termine besser aufeinander abstimmen zu können." Der Partner kann auf diese Weise sehen, ob bei Wicona alle ihn betreffenden Vorhaben im Zeitrahmen liegen – und notfalls frühzeitig gegensteuern.

> MARKUS GÖBEL

"Projektmanagement ist in den meisten Firmen noch sehr schwach ausgeprägt."
Heinz Schelle, BWL-Professor, Bundeswehruniversität München

KOMPAKT: GESCHÄFTSNUTZEN

Diese wirtschaftlichen Vorteile bringt der Einsatz von Microsoft Project 2002:

Unternehmensweite Standardisierung: Berichte und Analysen werden in allen Bereichen, welche die Software einsetzen, vereinheitlicht.

Teamzusammenarbeit: Mit Microsoft Project WebAccess kann das ganze Team per Webbrowser Einblick in den Projektstand nehmen.

Ressourcenmanagement: Die Geschäftsleitung ist immer über die Verfügbarkeit von Ressourcen und Personal sowie die Kosten informiert.

Zentralisierung: Alle projektrelevanten Details sind in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Einfacher Einstieg: Der "Projektberater" ist ein einfaches interaktives Werkzeug, das Projektleiter und Mitarbeiter in ihrer Tätigkeit unterstützt.

Erweiterte Integration: Project 2002 arbeitet mit anderen Microsoft Programmen wie Excel und Outlook zusammen.

KOMPAKT: FUNKTIONEN

Microsoft Project 2002 bietet zahlreiche interessante Funktionalitäten, um die Abwicklung von Projekten zu erleichtern:

Enterprise-Resource-Management: Alle Projektressourcen einer Firma werden in einer Datenbank verwaltet, auf die alle Projektleiter zugreifen können. Die Mitarbeiter werden in diesem Ressourcenpool nach verschiedenen Kriterien wie Abteilung oder Standort erfasst.

Enterprise-Portfolio-Management: Sämtliche Projekte liegen mit aktuellem Status auf einer zentralen Datenbank. Zeit- und Kostenüberschreitungen können eingesehen werden.

Portfolio-Analysierer: Mit dieser Auswertungsund Berichtsfunktion lassen sich Ressourceneinsatz und Kosten grafisch darstellen.

Portfolio-Modellierer: Damit können so genannte Was-wäre-wenn-Analysen (Planspiele) durchgeführt werden, um den Ressourceneinsatz über mehrere Projekte zu optimieren.

Project Information Elements: Diese Dokumentenmanagementfunktion und Problemdatenbank fördert die Projektkommunikation.

Rollenbasierte Anpassung: Damit lässt sich der Systemzugriff dem Informationsbedürfnis der Nutzer anpassen.

Interaktiver Projektberater: Mit diesem einfach zu bedienenden, interaktiven Werkzeug, wird ein strukturierter Projektplan aufgestellt.

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Internet: Mehr über effizientes Projektmanagement mit Project 2002 erfahren Sie im Internet. Besuchen Sie auch unseren Online-Showroom, und lassen Sie sich dort die vielen Funktionalitäten dieses Programms demonstrieren. Rufen Sie einfach diese Seite auf:

www.microsoft.com/germany/business/magazin/management

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